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Guide

Processus de sélection du fournisseur

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Le choix du fournisseur approprié implique bien davantage que la lecture d'une série de listes de prix. Votre choix dépendra d'une vaste gamme de facteurs, tels que le rapport qualité-prix, la qualité, la fiabilité et le service. La façon dont vous soupèserez ces différents facteurs sera basée sur les priorités et la stratégie de votre entreprise.

Une approche stratégique concernant le choix des fournisseurs peut également vous aider à comprendre de quelle façon vos clients potentiels évaluent leurs décisions d'achat.

Ce guide illustre une approche étape par étape que vous pouvez suivre pour vous aider à faire les bons choix. Il vous aidera à décider ce dont vous avez besoin chez un fournisseur, à identifier des fournisseurs éventuels et à choisir votre fournisseur.

Réfléchissez de façon stratégique lorsque vous choisissez des fournisseurs

Les fournisseurs les plus efficaces sont ceux qui offrent des produits ou des services qui correspondent aux besoins de votre entreprise ou qui les surpassent. Ainsi, lorsque vous recherchez des fournisseurs, il vaut mieux être certain des besoins de votre entreprise et de ce que vous voulez accomplir en achetant, plutôt que de seulement payer pour ce que les fournisseurs veulent vous vendre.

Par exemple, si vous voulez réduire le temps qu'il vous faut pour servir vos clients, les fournisseurs qui vous offrent une livraison plus rapide recevront une meilleure cote que ceux qui font concurrence uniquement sur le prix.

Pour certains repères pouvant vous aidant à identifier ce que vous voulez de la part des fournisseurs, voir la page de ce guide traitant de ce que vous devez rechercher chez un fournisseur.

Jeu des nombres

Il vaut la peine d'examiner le nombre de fournisseurs dont vous avez vraiment besoin. L'achat effectué auprès d'un groupe minutieusement ciblé pourrait présenter de nombreux avantages :

  • il sera plus facile de contrôler vos fournisseurs
  • votre entreprise deviendra plus importante pour eux
  • vous pourriez être en mesure de conclure des affaires vous donnant un avantage concurrentiel supplémentaire

Par exemple, si vous avez un travail urgent pour un client important, vos fournisseurs seront plus susceptibles de faire des efforts si vous dépensez 1 000 $ par mois au lieu de 250 $.

Cependant, il est important de disposer d'un choix de sources. L'achat effectué auprès d'un seul fournisseur peut s'avérer dangereux; à qui vous adresserez-vous s'ils vous laissent tomber, ou même s'ils se retirent des affaires? De même, bien que l'exclusivité puisse inciter certains fournisseurs à vous offrir un meilleur service, d'autres pourraient seulement devenir complaisants et abaisser leurs normes.

Ce que vous devez rechercher chez un fournisseur

Fiabilité

Rappelez-vous : s'ils vous laissent tomber, vous pourriez laisser tomber votre client.

Qualité

La qualité de vos fournitures doit être constante; vos clients associent la mauvaise qualité à vous, pas à vos fournisseurs.

Rapport qualité-prix

Le prix le plus bas ne représente pas toujours le meilleur rapport qualité-prix. Si vous recherchez de la fiabilité et de la qualité de la part de vos fournisseurs, vous devrez décider du montant que vous êtes prêt à payer pour vos fournitures et l'équilibre que vous voulez trouver entre le coût, la fiabilité, la qualité et le service.

Service robuste et une communication claire

Vous avez besoin que vos fournisseurs livrent en temps voulu, ou qu'ils soient honnêtes et vous avertissent bien à l’avance si c'est impossible. Les meilleurs fournisseurs voudront discuter avec vous périodiquement pour découvrir vos besoins et comment ils peuvent le mieux vous servir.

Sécurité financière

Il est toujours utile de vous assurer que votre fournisseur dispose de suffisamment de trésorerie pour livrer ce que vous voulez, et au moment où vous le voulez. Une vérification de sa solvabilité vous aidera à vous rassurer qu'ils ne feront pas faillite lorsque vous en avez le plus besoin.

Approche de partenariat

Une relation solide profitera aux deux parties. Vous voulez que vos fournisseurs reconnaissent combien votre entreprise est importante pour eux, afin qu'ils n’épargnent aucun effort pour fournir le meilleur service possible. Et vous êtes davantage susceptible de créer cette réponse en montrant à votre fournisseur combien il est important pour votre entreprise.

Identification de fournisseurs éventuels

Vous pouvez trouver des fournisseurs par l'intermédiaire de nombreux canaux. Il est préférable d'établir une liste restreinte des fournisseurs possibles grâce à une combinaison de sources afin de vous donner un choix plus large.

Recommandations

Posez des questions aux amis et aux connaissances professionnelles. Il est plus probable que vous obteniez une évaluation honnête des forces et faiblesses d'une entreprise de la part d'une personne qui a eu recours à ses services.

Annuaires et répertoires

Si vous recherchez un fournisseur dans votre région, il est utile d'essayer des annuaires et répertoires tels que les Pages Jaunes et Thomson.

Associations professionnelles

Si vos besoins sont spécifiques à un métier ou à une industrie particulière, il existera probablement une association professionnelle qui pourra vous jumeler à des fournisseurs appropriés.

Conseillers en entreprise

Des organisations locales de soutien aux entreprises, telles que des chambres de commerce, peuvent souvent vous aiguiller vers des fournisseurs éventuels. Vous pouvez également communiquer avec notre Centre d'information stratégique.

Expositions

Les expositions offrent une formidable occasion de discuter avec de nombreux fournisseurs éventuels, en un seul lieu et en même temps. Avant de vous rendre à une exposition, il est préférable de vérifier que les exposants sont pertinents et conviennent à votre entreprise.

Presse spécialisée

Les magazines professionnels contiennent des publicités provenant de fournisseurs potentiels. Vous pouvez communiquer avec notre Centre d'information stratégique pour obtenir une liste des magazines professionnels spécialisés.

Rédaction d'une liste restreinte de fournisseurs

Lorsque vous aurez une bonne idée de ce que vous avez besoin d'acheter et que vous aurez identifié certains fournisseurs éventuels, vous pourrez élaborer une liste restreinte des sources satisfaisant vos besoins.

Lorsque vous prenez en considération les entreprises figurant sur votre présélection, posez-vous les questions suivantes :

  • Ces fournisseurs peuvent-ils livrer ce que vous voulez, au moment où vous le voulez?
  • Sont-ils financièrement stables?
  • Depuis combien de temps sont-ils établis?
  • Connaissez-vous une personne qui les ait utilisés et pourrait les recommander?
  • Figurent-ils sur une quelconque liste de fournisseurs approuvés provenant d'associations professionnelles ou du gouvernement?

Effectuez une étude et essayez de réduire votre liste à un maximum de quatre ou cinq candidats. C'est une perte de temps pour vous et le fournisseur éventuel si vous l'approchez alors qu'il y a très peu de chances qu'il satisfasse vos exigences.

Choix d'un fournisseur

Lorsque vous disposerez d'une liste restreinte gérable, vous pourrez approcher les fournisseurs éventuels et leur demander une soumission écrite et, si cela est approprié, un échantillon. Il vaut mieux leur fournir un résumé clair de ce que vous exigez, de la fréquence à laquelle vous en aurez besoin et du volume d'affaires que vous espérez placer.

Obtenez une soumission

Il est utile de demander aux fournisseurs éventuels de vous donner un prix ferme par écrit pour, disons, trois mois. Vous pouvez également poser des questions au sujet des remises pour les contrats à long terme et à volume élevé.

Comparez les fournisseurs éventuels

Lorsque vous aurez obtenu la soumission, comparez les fournisseurs éventuels selon des critères représentant ce qui est le plus important pour vous. Par exemple, la qualité de leur produit ou service pourrait être le plus important, tandis que leur emplacement pourrait ne pas l'être.

Le prix est important, mais il ne devrait pas constituer l'unique raison de votre choix d'un fournisseur. Des prix plus bas pourraient refléter des biens et services de moins bonne qualité ce qui, à long terme, pourrait ne pas être le choix le plus rentable. Soyez certain que votre fournisseur peut réaliser une marge suffisante compte tenu du prix figurant dans la soumission pour être commercialement viable.

Vérifiez que le fournisseur que vous employez est celui qui effectuera le travail. Certains fournisseurs pourraient recourir à la sous-traitance, auquel cas vous devez également enquêter sur le sous-traitant pour déterminer si vous êtes satisfait de cet arrangement.

Dès que cela est possible, il est toujours préférable de rencontrer en personne un fournisseur éventuel et de voir de quelle façon fonctionne son entreprise. Comprendre de quelle façon travaille votre fournisseur vous donnera une meilleure idée du bénéfice que votre entreprise pourra en tirer.

Et souvenez-vous que la réputation de votre entreprise pourrait être jugée sur les pratiques de travail de vos fournisseurs. Il est judicieux d'un point de vue commercial de prendre en compte les dimensions éthiques de votre chaîne d’approvisionnement.

Négociez des modalités

Lorsque vous aurez réglé la question des fournisseurs avec lesquels vous aimeriez travailler, vous pouvez entamer la négociation des modalités et rédiger un contrat. Voir notre guide traitant de la façon de négocier le bon contrat avec des fournisseurs.

Obtenez le fournisseur approprié pour votre entreprise

Connaissez vos besoins

Assurez-vous de savoir ce dont vous avez besoin. Ne soyez pas tenté par des argumentaires de ventes qui ne correspondent pas à vos exigences. Comprenez la différence pour votre entreprise entre un fournisseur stratégique, qui fournit des biens ou services qui sont essentiels pour votre entreprise, tels que des matières premières de valeur supérieure, et des fournisseurs non stratégiques qui offrent des marchandises de faible valeur telles que de la papeterie de bureau. Vous devrez passer beaucoup plus de temps à choisir et à gérer le premier groupe que le dernier.

Accordez du temps à la recherche

Le choix des fournisseurs appropriés est essentiel pour votre entreprise. N'essayez pas d'économiser du temps en achetant auprès du premier fournisseur que vous trouvez et qui pourrait convenir.

Posez des questions autour de vous

Les gens ou d'autres entreprises possédant une expérience de première main en matière de fournisseurs peuvent vous donner des conseils utiles.

Vérifiez la solvabilité des fournisseurs éventuels

Cela vaut toujours la peine de vous assurer que votre fournisseur dispose d'une trésorerie suffisamment forte pour livrer ce que vous voulez, lorsque vous en avez besoin. Une vérification de la solvabilité vous aidera à vous rassurer qu'ils ne feront pas faillite au moment où vous aurez le plus besoin d'eux.

Le prix n'est pas tout

D'autres facteurs sont d'importance égale lors du choix d'un fournisseur - la fiabilité et la rapidité, par exemple. Si vous achetez bon marché, mais que vous laissez tomber vos clients de façon continuelle en conséquence, ils commenceront à aller voir ailleurs.

Convenez des niveaux de service avant de commencer

Il est préférable de convenir des niveaux de service avant que vous ne commenciez à commercer; ainsi vous savez à quoi vous attendre de la part de votre fournisseur et ils savent à quoi s'attendre de votre part. Voir notre guide traitant de la façon de gérer vos fournisseurs.

N'achetez pas auprès d'un trop grand nombre de fournisseurs...

Cela sera plus facile pour vous à gérer, et probablement plus rentable, si vous limitez le nombre de sources auprès desquelles vous achetez. C'est particulièrement le cas avec des fournisseurs à faible valeur ajoutée.

... mais n'ayez pas seulement un fournisseur unique

Cela vaut toujours la peine de disposer d'une autre source d'approvisionnement prête à fournir de l'aide lorsque les temps sont difficiles. Cela est particulièrement important en ce qui concerne les fournisseurs qui sont stratégiques pour la réussite de votre entreprise.


Document original, Processus de sélection du fournisseur, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK [maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs


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