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Guide

Logiciel comptable

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La tenue des comptes peut s'avérer être un défi pour toute entreprise. Un grand nombre d'entreprises confient le tout à un comptable. D'autres veulent économiser du temps et de l'argent en utilisant un logiciel comptable spécialisé.

Si vous choisissez le bon progiciel, un bon logiciel comptable peut aider votre entreprise à gérer les comptes de façon plus efficace. Cela peut rendre le processus plus rapide et plus simple. L'accent accrû mis sur le dépôt en ligne, ou la soumission électronique de dossiers, signifie que l'utilisation de logiciels comptables est encore plus attirante, car beaucoup de progiciels peuvent rendre ce processus très simple.

Cependant, toutes les entreprises ne tireront pas profit d'un logiciel comptable. Ce guide vous aidera à décider si votre entreprise a besoin d'un progiciel comptable et si c'est le cas, vous aidera à choisir le bon type de produit. Le guide vous aidera également à planifier efficacement votre mise en application.

Survol des différents moyens de tenir les comptes de votre entreprise

Pour exploiter une entreprise, vous devez tenir des comptes ou payer une personne qui s'en chargera pour vous. La tenue des comptes est une obligation légale, mais tenir de bons comptes est vital pour exploiter efficacement votre entreprise. Il existe plusieurs façons de tenir les comptes.

Traditionnellement, les comptes étaient tenus sur papier avec des entrées écrites à la main. Un grand nombre de petites entreprises utilisent encore les méthodes traditionnelles de tenue de comptes, en utilisant souvent des livres imprimés spécialement pour organiser les enregistrements. Cependant, tenir des comptes manuellement sur papier peut prendre beaucoup de votre temps professionnel et il est facile de faire des erreurs.

Des feuilles de calcul peuvent être élaborées pour tenir les comptes. Elles peuvent effectuer les sommes pour vous et mettre à jour simultanément toutes les données dans une série de feuilles de calcul. Cependant, la conception et la maintenance d'un système de comptes au moyen de feuilles de calcul peut s'avérer être une lourde tâche. Des erreurs faites dans une feuille de calcul peuvent passer inaperçues et ne pas être corrigées avant la fin de l'année.

Les progiciels de comptabilité peuvent :

  • faire économiser du temps en exigeant de saisir une seule fois les informations
  • garder la trace des débiteurs et des créanciers de votre entreprise
  • réduire les délais entre la vente et l'établissement d'une facture
  • calculer automatiquement la TPS et la TVQ
  • faciliter des prévisions plus exactes
  • vous permettre d'ajouter des modules de paie afin de calculer les salaires et de produire des fiches de paie

Cependant, un progiciel de comptabilité peut comporter certains inconvénients :

  • Le coût du progiciel, bien qu'il soit faible par rapport à vos autres coûts, est plus élevé que celui d'un système sur papier.
  • Il est possible que deviez acheter un programme de maintenance et de soutien annuel pour votre progiciel.
  • Un progiciel de comptabilité convient à la plupart des entreprises. Cependant, si votre entreprise est très inhabituelle, il est possible que vous deviez à changer la façon dont vous fonctionnez afin de vous conformer au progiciel.
  • Vous aurez probablement besoin d'aide au début afin d'installer un progiciel de comptabilité. Il s'agira habituellement d'un service payant, peut-être fourni par votre comptable.

Choisir le progiciel de comptabilité approprié

Des progiciels de comptabilité peuvent être utilisés pour toutes les transactions financières importantes de votre entreprise et vous vous fierez sur eux pour vous donner des informations critiques au sujet de la santé de votre entreprise. Afin de faire le bon choix, vous devez prendre en compte plusieurs aspects différents.

Afin d'obtenir le progiciel approprié pour votre entreprise, vous devez définir les exigences de votre société puis les comparer aux progiciels disponibles. Une bonne façon d'accomplir ceci est de prendre en premier lieu une décision concernant l'ensemble des exigences, puis de prendre en compte les exigences plus détaillées dans ce cadre. Pour de plus amples informations, voir les pages de ce guide traitant de l'évaluation de l'ensemble des besoins de votre entreprise concernant un progiciel de comptabilité et de vos exigences détaillées concernant un progiciel de comptabilité.

Votre progiciel doit respecter toutes les exigences réglementaires (juridiques) qui s'appliquent à votre entreprise et devra continuer de le faire dans l’avenir, par exemple lorsqu’il s’agit de soumettre des comptes annuels qui respectent des normes définies en matière de comptabilité. Certaines exigences s'appliquent de façon égale à toutes les entreprises, mais d'autres sont spécifiques à des entreprises particulières et à la façon dont elles fonctionnent. Par exemple, une entreprise qui traite principalement en espèces tiendra des comptes d'une façon différente d'une entreprise qui ne le fait pas. Si vous avez exploité votre entreprise au moyen de comptes manuels, ces exigences vous seront alors plus familières, mais si ce n'est pas le cas, votre comptable sera en mesure de vous aider.

Vous devez prendre en compte l'aide dont vous aurez besoin afin d’implanter, installer et maintenir votre progiciel de comptabilité. Par exemple, si vous devez envoyer votre déclaration de TPS et TVQ, mais qu'un problème survient avec votre progiciel de comptabilité, vous devez être en mesure de résoudre le problème très rapidement afin d'éviter les pénalités de retard. Vous avez besoin d'une personne ou d'une organisation de soutien sur laquelle vous pouvez compter afin de régler ce type de problème. La compréhension et la définition de vos exigences en matière de soutien représentent une partie majeure du choix du progiciel approprié.

Évaluer l'ensemble des besoins de votre entreprise concernant un progiciel de comptabilité

Afin d'évaluer l'ensemble de vos exigences concernant un progiciel de comptabilité, vous devez rassembler certaines informations au sujet de votre entreprise. Il pourrait être utile de prendre en compte ce qui suit :

  • Est-ce que votre entreprise est une société par actions ou exercez-vous votre activité en qualité de travailleur autonome? S'il s'agit de la dernière hypothèse, vous pourriez être en mesure d'utiliser un progiciel de comptabilité personnelle plutôt qu'un progiciel destiné à une entreprise, car il est peu probable que vous ayez besoin d'un traitement de la paie dans ce cas-ci.
  • Combien de transactions, c.-à-d. les changements que vous devez enregistrer dans vos comptes, effectuerez-vous au cours d'un mois? Si le nombre est inférieur à dix environ, vous pourriez alors estimer qu'un système de comptes manuels sera le meilleur choix. Si votre niveau de transactions par mois est élevé, vous devez alors choisir un progiciel destiné à ce niveau d'activité.
  • Combien de personnes utiliseront le progiciel de comptabilité en même temps? Si vous disposez d'une seule personne pour effectuer tout le travail comptable, vous pouvez alors utiliser un progiciel simple à faible coût. Si vous avez besoin que plusieurs personnes entrent des transactions au même moment, vous aurez alors besoin de quelque chose de plus sophistiqué.
  • Quels systèmes informatiques utilisez-vous? Les ordinateurs personnels comportant un système d'exploitation Windows, tel que Windows XP, sont les plus populaires pour l'usage professionnel, et il existe une large gamme de logiciels de comptabilité pour cette plate-forme. Si vous utilisez Macintosh ou Linux, il est possible que vous ayez un choix plus limité. Vous pourriez songer envisager d'utiliser un ordinateur personnel Windows uniquement pour le progiciel de comptabilité dans ces cas.

Évaluer vos exigences détaillées pour un progiciel de comptabilité

Vos exigences détaillées pour un progiciel de comptabilité dépendent du type d'entreprise que vous possédez et de la façon dont vous l'exploitez. Idéalement, vous devez rechercher un progiciel de comptabilité qui puisse respecter l'intégralité de vos exigences globales et détaillées. Cependant, il est possible que vous constatiez qu'il n'existe aucun progiciel disponible ou abordable et vous pourriez devoir envisager de changer la façon dont vous exploitez votre entreprise afin de vous adapter aux progiciels disponibles.

Afin de vous assurer de ne pas acheter un système excessivement compliqué, consultez les personnes qui l'utiliseront quand vient le temps de définir leurs exigences. Elles sauront ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas et seront probablement heureuses d'utiliser un système chose qu'elles ont aidé à choisir.

Parmi les exigences que vous pourriez vouloir prendre en compte pour votre progiciel de comptabilité, on peut trouver :

  • La tenue des livres de base - par exemple les grands livres des ventes et des achats, le grand livre nominatif et la facturation.
  • Les calculs de TPS et de TVQ - votre système de comptes doit être en mesure de suivre la TPS et la TVQ et de calculer votre versement d’impôt à la fin de chaque période d’imposition.
  • Le traitement de la paie - si vous avez plus de deux ou trois employés, envisagez une fonction de paie qui calcule les salaires et les retenues sur salaire et qui produit également le Relevé 1 et le feuillet T4 à la fin de l'année.
  • La production d'informations en matière de gestion et de rapports d'aide à la décision - vous pourriez devoir produire des rapports de gestion interne périodiquement.
  • La facturation - tout progiciel de comptabilité doit être en mesure de produire des factures, mais vous voudrez probablement être en mesure de personnaliser leur apparence et de les envoyer par courriel.
  • Le contrôle du crédit - un progiciel de comptabilité peut fournir de l'aide en soulignant les cas où les clients ont dépassé leurs limites et fournir des relevés afin de faire un suivi.
  • La compatibilité avec d'autres systèmes comptables - y compris celui qui est utilisé par votre comptable.
  • Le contrôle des stocks - voir la page de ce guide traitant des exigences spécialisées pour votre progiciel de comptabilité.

Prioriser vos exigences pour un progiciel de comptabilité

Lorsque vous aurez une liste de vos exigences globales et détaillées, vous devrez les classer par ordre de priorité.

Vos exigences globales doivent avoir la priorité la plus élevée, car elles reflètent généralement les aspects de votre entreprise qui sont très importants et qui ne changeront pas – p. ex., si vous exercez en tant que société par actions ou si vous êtes travailleur autonome.

Afin de prioriser vos exigences détaillées, envisagez :

  • combien de temps et d'argent une caractéristique particulière vous fera économiser
  • quelles seraient les conséquences d'omettre cette caractéristique
  • de quelle façon vos exigences sont susceptibles de changer dans le futur

Vous pourriez attribuer une note à chaque exigence détaillée, par exemple :

  • obligatoire - sans cette caractéristique, le progiciel est inutilisable
  • avantageuse - la caractéristique permettrait d'économiser beaucoup de temps
  • souhaitable - utile, mais non essentielle

Vous pouvez maintenant comparer votre liste d'exigences aux informations que vous possédez au sujet de chaque progiciel.

Afin d'effectuer la comparaison, rejetez tous les progiciels de comptabilité qui ne peuvent pas respecter vos exigences cadres ou une quelconque de vos exigences détaillées « obligatoires ». Parmi ceux qui restent, choisissez celui qui offre le nombre le plus important de vos caractéristiques avantageuses et « agréable à posséder » à un prix que votre entreprise peut se permettre.

Questions à considérer lors de la sélection de votre progiciel de comptabilité

Le marché des progiciels de comptabilité est plus complexe que celui des progiciels de bureau habituels. Vous aurez probablement besoin d'un soutien et d'une maintenance continus afin de vous assurer d’avoir accès à une personne ressource pour résoudre les problèmes le cas échéant.

Vous pourriez vouloir travailler avec votre comptable pour soumettre les comptes de votre entreprise. Afin de faciliter ce processus à la fois pour votre entreprise et pour le comptable, il est important que vous puissiez échanger les données relatives aux comptes par voie électronique.

Vous pourriez vouloir utiliser une papeterie particulière avec votre progiciel de comptabilité – p. ex., des factures, des relevés, des reçus ou des notes de crédit traditionnels ou spécialement imprimés. Vous pourriez avoir besoin de ces derniers sur des formulaires en multi exemplaires ou sur imprimante laser. La papeterie sur imprimante laser est destinée à être utilisée avec une imprimante laser. Certaines entreprises préfèrent encore utiliser une imprimante à impact telle qu'une imprimante matricielle pour les comptes. Dans ce cas, des formulaires en jeu d'imprimés multiples peuvent être utilisés afin que plusieurs copies soient imprimées en même temps.

Le nombre de progiciels de comptabilité différents habituellement utilisés par les petites entreprises au Québec est assez limité. Vous pouvez facilement obtenir des informations au sujet de tous ces progiciels sur Internet.

Un comptable pourrait également vous conseiller sur le progiciel le plus approprié pour votre entreprise.

Exigences spécialisées pour votre progiciel de comptabilité

Il existe de nombreuses exigences plus spécialisées que vous pourriez vouloir prendre en compte lorsque vient le temps de prendre une décision au sujet de votre progiciel de comptabilité. Vous pouvez obtenir des progiciels de comptabilité comportant toutes ces caractéristiques si vous en avez besoin, mais le coût sera probablement plus élevé.

Devises étrangères - si vous devez acheter et de vendre en devises étrangères, vos comptes peuvent devoir être plus complexes. Vous pouvez acheter des progiciels de comptabilité qui supportent totalement les devises étrangères, mais ils ont tendance à être conçus et tarifés pour des entreprises plus importantes. Vous pouvez toujours exercer votre activité avec un progiciel moins cher, mais vous devrez effectuer davantage de travail manuellement.

Contrôle des stocks - si votre entreprise vend des produits plutôt que des services et que vous avez une rotation élevée de ventes, vous pourriez alors tirer profit d'une fonction de contrôle des stocks intégrée à vos comptes.

Point de vente au détail - si vous avez un volume élevé de ventes de faible valeur, p. ex., si vous avez un magasin, vous devez alors rechercher un système de comptes qui soutient ce type d'opérations de façon appropriée.

Paiements électroniques - il y a des avantages importants à payer les factures en ligne en utilisant un transfert de fonds électronique. Certains progiciels de comptabilité soutiennent cette capacité de façon intégrée. Si cela offre des avantages significatifs à votre entreprise, alors il vaut la peine de vous renseigner au sujet du fonctionnement des progiciels et des coûts pouvant s'appliquer à ce type de service.

Mise en œuvre de votre progiciel de comptabilité

La mise en œuvre signifie beaucoup plus que la simple installation d'un logiciel. Votre plan de mise en œuvre doit prendre en considération ce qui suit.

Installation du progiciel - cela se fera habituellement sous la forme d'un cédérom et peut nécessiter que vous enregistriez le progiciel auprès du fournisseur afin qu'il soit complètement autorisé sous licence et qu'il fonctionne correctement.

Configuration initiale de la société - vous devrez entrer les renseignements concernant votre entreprise, y compris la date de clôture de l'exercice et d’autres détails. Votre progiciel de comptabilité pourrait avoir plusieurs plans comptables différents, p. ex., les titres que vous utilisez dans vos comptes, pour que vous puissiez choisir ce qui convient à votre type d'entreprise. Cependant, vous pourriez devoir les personnaliser selon vos exigences. Votre comptable doit être en mesure de vous conseiller au sujet de ce travail, ou de l'effectuer pour vous.

Fonctionnement en parallèle - vous pourriez trouver utile de faire maintenir votre ancienne méthode comptable et le nouveau progiciel en parallèle pendant une certaine période afin de vous assurer que vous obtenez des résultats justes. Cependant, il est difficile de conserver un fonctionnement parallèle très longtemps en raison de la duplication de l'effort.

Formation - le personnel qui travaille quotidiennement avec le progiciel de comptabilité doit idéalement avoir une certaine formation officielle concernant l'utilisation du progiciel. Vous devez programmer cette formation afin qu'elle ait lieu peu de temps avant l'installation du logiciel.

Soutien - c'est une bonne idée d'acheter une entente de soutien auprès de votre fournisseur pour votre nouveau progiciel de comptabilité, au moins pour la première année de fonctionnement, afin que vous disposiez d'une personne ressource disponible pour vous aider à répondre aux demandes et à résoudre les problèmes. Un grand nombre de petites entreprises estiment qu'une convention de support représente un bon investissement, même après cette période initiale.


Document original, Accounting software, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK (maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs


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